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Tout savoir sur la visioconférence

Guide pratique

 
La visioconférence désigne une conférence à distance durant laquelle plusieurs personnes communiquent grâce à l’audio et à la vidéo. Elle est devenue prépondérante dans le monde des entreprises, à l’heure où la distance n’est plus une entrave à la collaboration.

Plus besoin de se réunir physiquement pour prendre des décisions, les échanges par écrans interposés deviennent de plus en plus sophistiqués, proches du réel. Grâce à la vidéoconférence, vous pouvez communiquer facilement, sans fil ou via USB, avec vos collaborateurs, vos clients, vos partenaires ou vos fournisseurs, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Face au succès de cet outil de conférence, de plus en plus d'entreprises font le choix de s'équiper et profitent ainsi des nombreux avantages qu’elle offre : réduction des déplacements, gain de temps, d’argent, organisation d'entretien d'embauche...

Vous voulez avoir plus de renseignements sur la visioconférence ? Découvrez notre guide complet sur ce système de communication professionnel conçu aussi bien pour le travailleur sédentaire que pour le travailleur mobile.
 


Pourquoi se tourner vers la visioconférence ?

A l’achat, le matériel de visioconférence est plus onéreux qu’une simple pieuvre d’audioconférence. Cependant, il est important de prendre en compte que 93% de la communication est dite « non-verbale ». De plus, une simple conférence téléphonique peut engendrer une mauvaise compréhension entre les différentes parties. La visioconférence vous permet d’établir un contact visuel avec vos interlocuteurs, de partager aisément des documents, rendant ainsi vos échanges plus dynamiques et plus efficaces.

Un tel outil apporte de nombreux avantages au sein d’une entreprise, à savoir :


Améliorez la collaboration et la productivité

L’un des principaux avantages de la visioconférence c’est l’amélioration considérable de la collaboration entre les participants et de la productivité de ces derniers. S’il est difficile d’organiser une réunion en présentiel à cause des disponibilités de chacun et des aléas de la vie quotidienne, il est au contraire très simple d’organiser une visioconférence. En effet, les participants n’ont plus besoin de se déplacer, il leur suffit de se connecter à l’application pour lancer instantanément leur réunion. En évitant les aléas liés aux transports, vos salariés seront moins fatigués et stressés, ce qui leur permettra d’augmenter significativement leur productivité et leur efficacité au travail et durant leurs réunions.

Au-delà de la facilité d’organisation que procure la conférence virtuelle, elle permet également de simplifier le processus de collaboration en cassant les barrières géographiques séparant les interlocuteurs. Grâce à cet outil, vous pouvez aisément rencontrer des collaborateurs, des clients ou des fournisseurs, même si vous vivez aux quatre coins du monde.

Aujourd’hui, selon les avis récoltés, on estime que 94% des chefs d’entreprise constatent une augmentation significative de la productivité et de l’efficacité de leurs salariés grâce à l’utilisation de la visioconférence.

Economisez du temps et de l’argent

Organiser des réunions en présentiel implique de regrouper les personnes concernées au même endroit. Lorsque les participants ne travaillent pas sur le même site, cela engendre des frais de déplacements importants liés au transport, à l’hébergement et à la restauration que l’entreprise doit débourser.

A ces différentes charges s’ajoutent le temps perdu dans les transports. En effet, les accidents, les retards et les grèves vous font perdre un temps considérable dans votre journée de travail, et sont une source de stress et de fatigue supplémentaire pour vous.

Recourir à la visioconférence vous permet de réduire significativement vos dépenses tout en optimisant votre temps. En effet, se réunir virtuellement permet d’éviter les déplacements professionnels non nécessaires, et d’augmenter ainsi la productivité des participants qui ne subissent pas les aléas des transports. A l’heure actuelle, de nombreux avis démontrent que 87% des entreprises équipées constatent une réduction des déplacements et un gain de temps pour leurs collaborateurs.

Réduisez votre empreinte carbone

Comme cela a été mentionné précédemment, le recours à la visioconférence permet de réaliser facilement des réunions à distance, sans que les participants se trouvent nécessairement au même endroit. En évitant les déplacements inutiles, vous réduisez significativement vos dépenses, certes, mais vous faites également un geste pour l’environnement. En effet, au-delà du temps économisé dans les transports, vous diminuez vos émissions de CO2, ce qui a un impact positif sur la planète, vous permettant ainsi de participer activement à sa protection


Bien choisir
son matériel
de visioconférence

 

 Définir son budget

La toute première étape dans l’acquisition de votre matériel de visioconférence sera de déterminer le budget dont vous disposez et le prix que vous souhaitez mettre dans vos outils de communication. Il dépend majoritairement de la taille de votre entreprise, du matériel dont vous avez besoin et de l’importance que représente la visio pour votre activité.

Si vous êtes une petite entreprise, sachez qu’il n’est pas nécessaire de débourser des millions d’euros pour se procurer du matériel performant et adapté à vos besoins. En effet, nous vous proposons des solutions individuelles complètes à petit prix, pour moins de 100 euros, et des packs de visioconférence pour vos salles de réunion à partir de 300 euros.

Pour estimer le budget que vous souhaitez investir dans le matériel de visio, vous pouvez, par exemple, évaluer globalement les économies que vous réaliserez en termes de transports et de gain de temps afin d’avoir une idée approximative de vos moyens.


 Les impératifs techniques

Avant de vous lancer dans l’achat de votre matériel de visioconférence, vous devez impérativement déterminer si l’infrastructure réseau, c'est-à-dire le système de connexion de votre entreprise est assez puissant pour supporter une solution de visio, cette dernière consommant beaucoup de bande passante et opérant selon des contraintes strictes de délai de transmission.

Pour y parvenir, un examen minutieux doit être conduit afin d’analyser les flux vidéo, audio ainsi que la connexion internet de votre réseau puisque ce dernier acheminera les données de vos outils de visioconférence à la fois vers le point de sortie internet (routeur, box,…) et vers les différents destinataires. Une ligne plus puissante vous assure des conférences claires et fluides en toutes circonstances.


 Pour quel usage ?

Une fois que vous avez analysé la capacité de votre infrastructure réseau, reste à déterminer l’usage auquel sera destiné votre matériel de visioconférence. En effet, les outils dont vous aurez besoin ne seront pas les mêmes pour un usage individuel que pour une grande salle de vidéoconférence, on misera davantage sur des produits compacts pour les petits espaces de travail afin d’économiser de la place. Vous retrouverez ci-dessous une liste mentionnant les différentes solutions selon des espaces de travail et des capacités d’accueil bien définies :

  • Solutions individuelles : idéales pour les bureaux et les petits espaces de travail accueillant entre 1 et 4 personnes.
  • Solutions pour salles de réunion : conçues pour les pièces accueillant jusqu’à 12 personnes
  • Solutions pour grandes salles de réunion : élaborées pour les espaces accueillant plus de 12 personnes



Zoom sur les équipements de visioconférence

Maintenant que vous avez déterminé l’usage auquel est destiné votre matériel de visio, vous pouvez vous pencher sur les différents outils indispensables pour participer à une réunion virtuelle, à savoir : une caméra, un micro, un haut-parleur et un écran. Si vous souhaitez disposer d’outils faciles à installer, vous pouvez vous tourner vers des produits USB dont l’installation ne vous prendra que quelques minutes. Selon le cadre dans lequel vous les utilisez et le budget dont vous disposez, des éléments additionnels peuvent venir compléter votre solution de visioconférence.

Quoi de plus dérangeant que des images floues et un son grésillant ? Pour que vos visioconférences ne virent pas au cauchemar, optez pour des produits de qualité. Pour vous aider à choisir les bons équipements, nous avons listé les caractéristiques techniques que vous devez impérativement retrouver sur vos dispositifs lors de l’acquisition de ces derniers, qu’ils soient destinés à des petits espaces de travail ou à des grandes salles de réunion :



Matériel audio  

Speakerphone : Dispositif utilisant simultanément un microphone et un haut-parleur, il est indispensable pour fluidifier les échanges entre vous et vos interlocuteurs et vous offre davantage de mobilité lors de vos réunions. Pour une expérience sonore optimale, misez sur des produits haute définition, avec une couverture à 360°, capables de supprimer automatiquement les échos et de réduire activement les nuisances sonores.

NB : Pour les grands espaces, sachez qu’il est possible, dans certains cas, de connecter plusieurs speakerphones en cascade afin de couvrir toute la superficie de la pièce dans laquelle vous opérez.

Casque : L’acquisition d’un casque est recommandée si vous optez pour une solution individuelle, ceci dans le but d’accroître la confidentialité de vos échanges. Si vous travaillez dans un espace bruyant, privilégiez un casque duo avec réduction du bruit afin de bénéficier d’une meilleure expérience sonore et de plus de tranquillité.

Pack tout-en-un  

Si vous souhaitez équiper complètement vos différents collaborateurs, optez pour le pack de visioconférence complet. Vous retrouverez dans ce pack tous les outils nécessaires à la réalisation d’une réunion, le tout pour un prix attractif aussi bien pour les petits espaces de travail que pour les grandes salles de collaboration.

Matériel vidéo  

Caméra : Indispensable pour réaliser une visioconférence, la webcam que vous choisissez détermine la qualité vidéo de vos échanges. Pour des réunions plus vraies que nature, tournez-vous vers une caméra à haute résolution (HD ou 4K). Pour des appels plus dynamiques, optez pour des dispositifs « intelligents » capables d’ajuster automatiquement le champ de vision selon vos mouvements.

NB : Si vous opérez dans une grande salle, vous aurez besoin d’un produit avec un champ de vision plus large pour inclure tous les participants.

Ecran : L’achat d’un écran est essentiel, tant pour les petits espaces de travail que pour les grandes salles de réunion. On parlera d’avantage d’écran d’ordinateur pour les solutions individuelles et d’écran de présentation pour les plus grands espaces de travail. Peu importe le choix que vous ferez, vous devrez miser sur un écran à haute résolution pour que l’image de vos interlocuteurs ou du contenu partagé soit toujours nette et naturelle. Un écran de téléviseur pour la visioconférence peut être adapté dans certaines situations.

 

Les principaux logiciels de visioconférence

Pour mener à bien une vidéoconférence, il ne vous manque plus qu’un logiciel de collaboration. Utilisable sur votre pc, votre mobile ou dans votre salle de réunion, ce système vous permet de communiquer facilement avec vos différents collaborateurs, clients ou fournisseurs. Pour profiter de toutes les fonctionnalités offertes par ces applications, ne vous contentez pas de la version gratuite, chaque système proposant un pack promo avantageux, et veillez à bien télécharger la dernière version du logiciel via le web. Choisir un logiciel de collaboration n’est pas une mince affaire compte tenu du nombre de programmes actuellement présents sur le marché. Nous avons listé les principaux logiciels du marché afin de vous aider dans le choix de votre solution.

 Microsoft Teams


Microsoft Teams, créé par le géant Microsoft, est un logiciel de collaboration complet qui propose de multiples fonctionnalités. Adapté à tous les utilisateurs, Teams vous permet, d’un simple clic, de passer du chat aux visioconférences, d’organiser des réunions, de partager votre écran ou encore d’enregistrer l’appel en cours.

 Zoom


En quête de qualité et de simplicité ? Zoom est la solution idéale pour vous. Fonctionnant directement depuis votre navigateur web, elle vous assure des appels en haute définition, même si vous opérez sur un réseau internet à faible bande passante. Solution entièrement dédiée à la vidéoconférence, Zoom vous permet de partager aisément votre écran et d’enregistrer vos appels, le tout en protégeant vos données personnelles.

 Skype


Skype est un logiciel de conférence grâce auquel vous contactez aisément vos différents interlocuteurs. Développé en 2003, ce service de collaboration virtuelle vous offre de multiples fonctionnalités, la plupart étant accessibles depuis la version gratuite. Ce dernier vous permet notamment de vous réunir instantanément, de partager votre écran, même sur mobile, et d’enregistrer facilement vos appels.

 GoToMeeting


GoToMeeting est un logiciel de visioconférence permettant de faciliter les réunions en ligne. Simple, fiable et efficace, cette solution compte déjà plus de 18 millions d’utilisateurs à travers le monde. Elle dispose des fonctionnalités suivantes : partager votre écran, organiser des rendez-vous, partager un bureau ou encore dessiner et interagir directement sur des supports digitalisés. De plus, vous pouvez demander une URL permanente afin de créer une salle de réunion permanente à votre nom sous le format suivant : gotomeet.me/PrénomNom.

 Google Meet


Service de visioconférence développé par Google, Google Meet a été lancé en 2019 pour remplacer Google Hangouts. Initialement lancé en tant que service commercial, ce logiciel a ensuite été proposé de façon gratuite à tous les utilisateurs. Grâce à ce service Google, contactez facilement vos interlocuteurs, planifiez vos réunions et affichez simultanément la vidéo de tous les participants.

 Cisco Webex


Concentrez-vous sur l’essentiel. Cisco Webex est un des logiciels de collaboration les plus sécurisés. Il fonctionne avec les terminaux et applications reconnus pour rendre le travail en équipe plus efficace. Avec cette application, organisez des réunions de qualité, contactez rapidement vos interlocuteurs et collaborez en équipe via le chat, le tout très facilement.