Vous savez précisément le type de salle à équiper selon sa taille ? Bien. Vous pouvez à présent vous attaquer au deuxième critère, sûrement le plus épineux : celui du budget.
Car pour aménager une salle visio digne de ce nom, il faut disposer d’un équipement adapté, et ça représente une sacrée enveloppe ! Eh oui, on sait que lorsque l’on parle d’investissement (et d’argent en général), il y a deux écoles : ceux qui comprennent intuitivement l’intérêt du projet, et ceux qui ont besoin d'être convaincus.
Aujourd’hui, on s’adresse aux deux parties : vous avez besoin d’être rassurés pour mener à bien votre projet ou vous cherchez à construire votre plan financier ? Alors vous êtes au bon endroit : ici, on vous dit tout sur ce fameux facteur budgétaire, celui qui fait souvent pencher la balance :
Spoiler alert : Il n'est pas nécessaire de se ruiner pour trouver une solution efficace, il suffit de savoir où chercher.
Des facteurs d’influence
Créer, transformer ou réaménager une salle de réunion, ça a un coût ! Et définir le budget à allouer à ce projet, c’est plus que complexe, parce que plusieurs paramètres entrent en jeu. Bien sûr, ils sont propres à chacun ! Mais, dans la catégorie des facteurs d’influence clés pour l'aménagement d’une salle visio, les nommés principaux sont :
Taille de salle :
Plus elle est grande = Plus elle nécessite du matériel
Mobilier :
Table de réunion, fauteuils, rangements, id panel etc.
Caméra, kit audio, partage de contenu, affichage, licence logicielle,…
Coût d’apprentissage :
Ressources dédiées à la familiarisation avec une nouvelle solution
Estimer le prix d’une salle visio : nos exemples budgétaires
Comme on l’a vu, le prix d’un équipement visio pour salle de réunion varie grandement en fonction de plusieurs facteurs ! Bien que chaque projet d’agencement soit unique, on peut quand même vous donner quelques exemples en fonction de la taille de la pièce pour que vous ayez une idée de l’enveloppe budgétaire à prévoir :
De quel Pour une salle de 3 à 5 personnes
Ici, on se réfère aux petits espaces : huddle rooms (2-3 personnes) et petites salles (3-5 personnes). Dans ces configurations, on met en avant la visioconférence dynamique et les échanges rapides et concis !
Ses composants audiovisuels : un écran, un kit visioconférence et un système de partage de contenus
Son prix ? On prévoit un budget allant de 2 à 8K€
Pour une salle de 5 à 8 personnes
Grâce à sa plus grande capacité d'accueil, on utilise la salle dite « moyenne » pour les sessions de brainstorming à plusieurs, où la créativité est à l’honneur ! On a alors besoin d’équipements permettant la co-édition à deux sites distants.
Ses composants audiovisuels : caméra, système(s) audio, écran(s), kit de partage de contenus, tablette de gestion (+ mini-PC pour les salles autonomes)
Son prix ? On est ici sur une fourchette large allant de 10 à 20K€
Pour une salle de 8 à 20 personnes
Bien plus grande, cette salle est destinée à différents usages (d’où la nécessité qu’elle soit modulable au besoin). On peut y faire de simples visio, comme des sessions de formation, des réunions de crise ou du brainstorming de grande envergure !
Ses composants audiovisuels : caméra(s), système(s) audio, écran(s) avec support, kit de partage de contenus, tablette de gestion (+ mini-PC pour les salles autonomes)
Son prix ? Selon les équipements déjà présents, le budget peut aller de 40 à 160k€
Un bon retour sur investissement
Qui dit planification budgétaire, dit aussi retour sur investissement ! Parce que oui, aménager une salle visio, c’est loin d’être gratuit, mais ça peut quand même devenir un sacré avantage sur le long terme, à condition de choisir les équipements adéquats.
Alors, pour les plus réfractaires à la technologie, on vous propose d’évaluer, ensemble, le retour sur investissement de ce projet :
1
Économies de déplacement
Commençons par le plus évident : les frais liés aux voyages professionnels ! Billets physiques, hôtels, restaurants etc., lorsque vos employés se déplacent, ils font forcément des dépenses (plus ou moins importantes)… Et on ne vous parle même pas du manque à gagner en termes de productivité ! Déplacements vers et depuis les gares/aéroports, passage de la sécurité… sont autant de facteurs qui font perdre plusieurs heures à chaque salarié concerné.
Imaginez… Si ne serait-ce que la moitié de ces réunions se déroulaient par visioconférence, vous pourriez utiliser les économies réalisées pour équiper plusieurs salles de réunion à l’aide de systèmes 4K (soit le nec plus ultra) !
Faites le calcul par vous-même grâce à cette formule : [Frais de voyage moyens] x [Nombre d'employés en déplacement] x [Nombre de réunions exigeant un déplacement]
2
Augmentation de la productivité
Le saviez-vous ? Environ une minute sur trois de chaque journée de travail est consacrée à une réunion ! Ajoutez à cela les frais de déplacements et le temps passé dans les transports, et vous obtenez le résultat suivant : des heures perdues, et une productivité qui laisse grandement à désirer…
Même s’il faut quand même se mettre d’accord sur un créneau, grâce à la visioconférence, les questions des retards et absences causés par les aléas des transports (grèves, embouteillages, accidents, etc.) ne se posent plus ! Vous pouvez alors vous concentrer sur l’essentiel : le contenu des échanges.
Pour déterminer le gain en termes de productivité : [Moyenne mensuelle du nombre de réunions] x [Nombre moyen de minutes enregistrées]
Vous l’aurez compris, le coût de l’installation d’une salle de visioconférence dépend de trop nombreux facteurs pour qu'il soit possible de vous donner un budget précis et fixe… Ce qu’on vous conseille, c’est de nous consulter pour que l’on effectue, ensemble, une étude plus approfondie de vos besoins afin d’obtenir un tarif réaliste.
Vous êtes prêts à sauter le pas ?
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