Vous l’aurez compris, la visioconférence, ou collaboration vidéo à
distance, occupe désormais une place centrale dans notre communication en
entreprise.
Mais quels avantages offre ce service ? Nous passons les 5 principaux en revue juste en dessous !
Nos conseils pour réussir une réunion
en visioconférence :
Être équipés du bon matériel de communication
Disposer du logiciel de réunion adéquat (Microsoft Teams, Zoom,…) : Par icipour découvrir les
différents outils
Adopter la bonne attitude : Nos conseils pour briller en visioconférence !
Pour aller plus loin… On vous
présente, en détail, les avantages de la visioconférence !
La collaboration s’en retrouve boostée
Une bonne connexion internet (ça évite la pixélisation et le fameux "TU M'entends ?"), des
solutions visio (webcam/caméra, casque/speakerphone etc...), et un bon logiciel de
réunion et le tour est joué ! Tout ce que vous avez à faire, c’est composer
un numéro ou cliquer sur le lien d’une réunion pour regrouper des salariés
dispersés aux 4 coins du monde autour d’une même communication longue distance.
Pratique non ?
Les différentes plateformes collaboratives (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet…) combinent la discussion vidéo
avec des fonctionnalités d’annotation, de partage etc… Tout pour vous simplifier la tâche !
Alors, que demander de plus ?
Un vrai levier de productivité
On le sait : votre productivité, tout comme la nôtre, dépend en grande partie de la qualité
de vie au travail. La visioconférence, c’est la promesse du confort et de
la flexibilité pour vous réunir. Même si vous devez toujours trouver un
créneau qui convienne à tout le monde, vous n’avez plus à vous soucier des éventuels retards
et absences causés par les aléas des transports (grèves, embouteillages, accidents,
etc.).
Les heures de début et de fin des réunions sont fixées à l’avance, cela oblige donc les
participants à s’en tenir à l’ordre du jour, et permet donc d’éviter les
débordements. (ou ça vous offre au moins une excuse pour quitter la
réunion : le traditionnel : « J’ai un autre call qui démarre, je dois y aller »)
Petit bonus : avec le bon outil de
vidéoconférence, fini les pertes d’informations à répétition !
Fini les contraintes de temps
72% des collaborateurs considèrent les déplacements professionnels comme plus stressants
qu’une visite chez le dentiste, et franchement, on les comprend ! Grèves, retards,
accidents,… Autant de sources de stress et de fatigue simplement pour réunir une équipe dans
une salle de conférence… Est-ce que ça vaut
vraiment le coup ?
Avec la visio, vous pouvez enchaîner les réunions sans enchaîner les kilomètres. Organiser
des réunions par visioconférence vous permet de gagner un temps précieux : vous
réduisez les heures consacrées à leur préparation, et
limitez le temps perdu avant et après.
Des réunions à moindres
coûts
Si la valeur des réunions en face-à-face est inestimable sur le plan humain, elle ne l’est
pas d’un point de vue budgétaire. Billets de train, hôtels, restaurants… à
chaque fois que vous voyagez, vous engendrez des frais pour votre entreprise, et du travail
supplémentaire pour vos collègues de la compta…
Grâce à la visioconférence, plus besoin de traverser le monde entier pour faire équipe avec
des collaborateurs ou clients dans une salle de conférence. Exit les notes de frais liées à
l’hébergement, à la restauration et au transport ! (c’est le service compta qui va vous remercier).
Un comportement écologique
C’est mathématique ! Plus vous vous déplacez, et plus vous émettez de CO². Utiliser la
visioconférence, c’est renforcer votre démarche éco-responsable en
choisissant une solution plus économique et drastiquement moins polluante ! Limiter les
déplacements de vos salariés, voilà une possibilité pour combiner différents gestes
écologiques : réduction de vos émissions de CO² et de gaz à effet de serre, maîtrise de
votre empreinte carbone...
En bref, on ne vous dit pas qu’il faut renoncer aux teambuildings ou aux afterworks ! Vous
devez bien sûr continuer à réunir vos équipes en chair et en os afin
d’entretenir la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance, mais vous pouvez le faire
moins fréquemment grâce à la visio.
