La visioconférence, ou vidéoconférence, est un terme français désignant une réunion à distance au cours de laquelle plusieurs personnes interagissent par le biais d’un canal audio et vidéo. Véritable révolution dans le monde de la collaboration, il s’agit d’un système innovant grâce auquel vous pouvez communiquer librement et facilement via l’audio et la vidéo, pour que vous ayez le sentiment d’être dans la même pièce que vos interlocuteurs, ceci même si vous travaillez chacun aux quatre coins du monde. La réunion traditionnelle en présentiel laisse peu à peu place à la visioconférence, outil de communication moderne et intuitif qui permet de se réunir sans se déplacer, simplement par le biais d’écrans interposés.
Apparu en France et dans le dictionnaire français en 1987, ce service de visioconférence a connu des débuts difficiles, notamment à cause du faible débit des lignes internet de l’époque et du coût que représentait un tel équipement. Au fil des années, et précisément à partir des années 2010, l’outil de conférence virtuelle a connu une ascension fulgurante, surtout grâce à l’arrivée de l’ordinateur portable et du téléphone mobile. Largement démocratisée depuis plusieurs mois en France, la visioconférence représente désormais un des systèmes de télécommunications les plus utilisés par les entreprises dans le monde, puisqu’il leur permet de réunir facilement des collaborateurs, tout en économisant du temps et de l’argent, améliorant ainsi la productivité et l’efficacité de ces derniers.
DANS QUEL CONTEXTE PEUT-on utiliser la visioconfÉrence ?
La visioconférence, aussi appelée vidéoconférence ou visio, est une des solutions de communication les plus polyvalentes dans le monde, puisqu’elle est dédié aussi bien à un usage professionnel pour les entreprises, qu’à une utilisation personnelle pour le grand public. Professionnellement, la visioconférence permet à différents participants de se rencontrer et de collaborer virtuellement en toute simplicité. Différentes applications de collaboration telles que Skype, Microsoft Teams ou encore Zoom permettent de mener à bien des appels vidéo d’excellente qualité et des réunions interactives. Afin que vous preniez part à des échanges dynamiques, les logiciels à usage professionnel offrent de nombreux outils de communication, parmi lesquelles on retrouve notamment : la compatibilité avec le tableau blanc pour annoter vos idées en temps réel, les traductions en direct grâce à un outil de traducteur intelligent pour comprendre tous vos interlocuteurs, ou encore le partage d’écran et de documents pour illustrer instantanément vos propos et vos arguments. Communiquez à distance en face-à-face avec des partenaires, clients ou fournisseurs, qu’ils se trouvent dans la même ville que vous ou à l’autre bout du monde.
L’accès à la visioconférence pour le grand public permet à différentes personnes de se réunir virtuellement en toutes circonstances, notamment si elles habitent dans des régions ou des pays différents, ou lorsqu’elles sont dans l’incapacité de se rencontrer physiquement. Les appels vidéo peuvent être menés aussi bien via des applications de visioconférence traditionnelles telles que Skype ou Face Time, ou via les réseaux sociaux tels que Facebook avec son service Messenger, qui permet aux personnes de communiquer, via écrit, audio ou vidéo, avec leurs proches. Utilisables sur ordinateur, tablette et smartphone, ces applications permettent aux proches de communiquer ensemble, qu’ils se trouvent à quelques dizaines de kilomètres les uns-des autres ou à l’autre bout du monde.
pourquoi avoir recours À ce mode de communication ?
L’achat d’une solution de visioconférence est beaucoup plus onéreuse pour une entreprise qu’un simple téléphone de conférence, mais elle offre une bien meilleure collaboration entre les parties. Alors qu’on estime que 93% de la communication est « non-verbale », l’utilisation de la visioconférence vous permet de capter les réactions verbales et non-verbales de vos collaborateurs, d’établir un contact visuel avec ces derniers et d’anticiper les réponses que vous pourrez donner. La communication vidéo ainsi que le partage de données et de documents permettent de dynamiser considérablement vos réunions, et assurent une meilleure compréhension entre les participants.
L’utilisation de la visioconférence offre de nombreux autres avantages à une entreprise, à savoir :
AMÉLIORATION DE LA COLLABORATION ENTRE LES PARTIES Le premier avantage de la visioconférence, c’est bien sûr l’amélioration de la collaboration entre les participants à une conférence. Alors qu’il est difficile d’organiser une réunion en présentiel puisqu’il faut prendre en compte les disponibilités de chacun et les temps passés dans les transports, il est très simple de planifier une vidéoconférence. En effet, les participants ont seulement besoin d’une connexion internet sur leur réseau, et ils n’ont plus qu’à ouvrir leur application de visioconférence et se connecter à leur session pour démarrer instantanément leur réunion. La visioconférence permet de gagner un temps considérable dans une journée de travail, mais également de casser les barrières géographiques entre les participants. En effet, une visio permet à des clients, des collaborateurs ou des fournisseurs de se réunir virtuellement via l’audio et la vidéo, et ce, même s’ils vivent aux quatre coins du monde.
ÉCONOMIES CONSIDÉRABLES DE TEMPS ET D'ARGENT L’organisation de réunions en présentiel est un véritable casse-tête chinois pour les entreprises, qui doivent réunir plusieurs personnes au même endroit. Pour y parvenir, il convient de trouver une heure et une date qui conviennent à tous, mais également de faire les réservations nécessaires en termes de transport, d’hébergement et de restauration lorsque les personnes concernées ne travaillent pas sur le site où se tient la conférence. Une réunion en présentiel dépend en grande partie des aléas quotidiens liés aux transports, à savoir : les grèves, les retards ou encore les accidents. Ces facteurs représentent une perte de temps considérable, mais constituent également une source de stress et de fatigue supplémentaire pour les personnes concernées par ces aléas.
La visioconférence permet de réduire considérablement les dépenses d’une entreprise et d’optimiser le temps de travail des professionnels. En effet, bien que l’achat d’une solution de visioconférence soit une dépense considérable, cette dernière sera rapidement amortie face aux économies réalisées en termes d’hébergement, de restauration et de frais de transports qu’une entreprise doit avancer à ses collaborateurs. De plus, les professionnels ne perdront plus de temps inutilement dans les transports, seront beaucoup moins stressés puisqu’ils ne subiront plus les aléas des transports, et seront donc beaucoup plus efficaces et productifs lors de vos réunions virtuelles, puisqu’ils seront dans de meilleures dispositions. Une enquête réalisée auprès de professionnels révèle que 87% des entreprises utilisant des systèmes de visioconférence constatent une réduction considérable de leurs dépenses, et signalent également un gain de productivité pour leurs collaborateurs, qui ne sont plus affectés par les aléas quotidiens des transports.
RÉDUCTION DE VOTRE EMPREINTE CARBONE De nos jours, la visioconférence permet à différentes personnes de se réunir facilement à distance et de collaborer efficacement sans qu’elles se trouvent pour autant dans la même salle ou dans la même entreprise. Les progrès audiovisuels offrent des échanges naturels et réalistes, si bien que vous n’aurez plus besoin de vous déplacer pour avoir le sentiment d’être dans la même salle que vos interlocuteurs. Eviter les déplacements fréquents et inutiles vous permet non seulement de faire des économies considérables en termes de temps et d’argent, comme cela a été mentionné précédemment, mais également de faire un geste pour l’environnement. En effet, en collaborant à distance, vous réduisez significativement vos émissions de CO2 et de gaz à effet de serre, et vous participez ainsi activement à la protection de l’environnement et de notre planète.
