Équipement de salle de réunion

Audio et visio conférence : des réunions productives même à distance !

Qu’est-ce que l’audio et la visio conférence ?

La visio conférence ou vidéo conférence permet de mettre en place des réunions professionnelles ou encore des conférences par écrans interposés, quel que soit le lieu où se trouvent les participants (à l'autre bout de la France ou encore du monde). Grâce à cette solution, la distance n'est plus un obstacle et les échanges sont proches du réel : vous échangez idées et paroles comme si vos interlocuteurs étaient en face de vous. Vous pouvez même partager en toute simplicité divers documents pour appuyer vos propos (graphiques, statistiques, vidéos, images...).

Cette solution réunit donc à la fois communication visuelle et auditive. Par conséquent, elle nécessite le matériel suivant :

• Une webcam ou caméra pour être vu, qu'elle soit directement sur votre ordinateur ou indépendante

• Un micro pour être entendu

• Un haut parleur pour entendre vos interlocuteurs (speakerphone, pieuvre de conférence...)

• Un écran pour également les voir.

Pour fonctionner, ce matériel sera relié à un PC / Mac ou à un système de visio conférence. Grâce aux avancées actuelles, il est aussi possible de participer à une réunion à distance depuis une tablette ou un smartphone, une solution plus économique et utilisable partout, même lorsque vous n'avez pas de matériel à portée de main ou êtes en déplacement.

Quant à l’audioconférence, elle ne prend cette fois-ci pas en compte le visuel, uniquement l'audio. Les solutions d’audioconférence se nomment également appelés téléphones de conférence ou pieuvres téléphoniques. Ce téléphone vous permet de joindre plusieurs personnes à la fois (contrairement à de nombreux téléphones classiques ou smartphones) et de partager l'audio aux collaborateurs présents physiquement dans votre salle de réunion. La pieuvre téléphonique est aussi équipée de micros qui captent les sons à 360° autour de l'appareil, ce qui permet à chaque intervenant de parler et de se faire entendre aisément.

L'audio conférence est une solution en général peut coûteuse et très facile d’utilisation, elle est idéale par exemple pour les TPE et PME ne souhaitant pas investir dans un matériel de visioconférence.

Pourquoi avoir recours à l'audio et la vidéo conférence ?

Le matériel de conférence professionnel (qu'il s'agisse de l'audio ou de la visio conférence) procure de nombreux avantages aux entreprises :

• Des économies : il permet de réduire significativement vos coûts de transport (avion, train, voiture…) ou d’hôtel, puisque les participants n'ont pas besoin de se déplacer

• Un gain de temps : pourquoi vous déplacer à l’autre bout de la France pour une réunion qui ne durera que quelques heures, et passer le reste de la journée dans les transports ? Opter pour la vidéo conférence, c’est faire le choix d’une plus grande productivité (au lieu d’être en déplacement, vous pouvez travailler) et surtout moins de fatigue

• Une plus grande motivation : l’éloignement géographique peut générer un certain absentéisme des personnes conviées à la réunion, qui ont souvent un planning chargé ou n’ont pas la motivation de se déplacer. Avec la vidéo conférence, un plus grand nombre de collaborateurs assistera à la réunion. Ils seront par ailleurs plus concentrés et réceptifs qu’après avoir effectué 5h de train par exemple

• Moins d’impacts sur l’environnement : outre les économies et le temps gagné par la réduction des déplacements, ces solutions permettent de limiter l'impact sur l'environnement grâce à une réduction des émissions en CO2. Réalisez ainsi un geste pour la planète !

Quels critères à prendre en compte pour bien choisir son matériel d'audio ou de visio conférence ?

Avant d’investir dans une solution de conférence, plusieurs questions sont à se poser afin de faire le bon choix pour votre entreprise :

• Quelle importance représentent les réunions à distance pour mon activité ? Si vos réunions à distance sont très fréquentes et donc capitales (parce que vous possédez des sites distants ou des collaborateurs dans d’autres régions), il sera peut-être plus judicieux d’investir dans un système de vidéo conférence qui vous permettra d’avoir des échanges encore plus réalistes, comme si vous étiez. Si au contraire vous réalisez peu de réunions ou que les conversations téléphoniques vous semblent amplement suffisantes, alors une pieuvre de conférence pourrait tout autant vous convenir.

• Quel budget je souhaite investir ? Le budget dépendra bien sûr du critère précédent, mais pas uniquement. Si par exemple vous optez pour la visioconférence, ce budget dépendra aussi de la taille de votre entreprise. Une TPE peut très bien investir dans ce matériel, sans pour autant choisir le plus sophistiqué du marché. Dans cette sélection, vous retrouverez du matériel de conférence adapté à chacun et à chaque budget. Pour faire le bon choix, vous pouvez notamment estimer de manière approximative les économies de déplacements que vous réaliseriez en optant pour la réunion à distance.

• Quelle est la taille de la salle à équiper ? Nous proposons des solutions adaptées à la grandeur de votre salle de réunion : pour des salles petites (entre 1 et 4 personnes), des salles de taille moyenne (jusqu’à une douzaine de personnes en moyenne) et des salles de grande taille (plus de 12 participants). De plus, certains appareils de vidéo conférence ont été conçus pour prendre le moins de place possible, afin d’être discrets et moins encombrants dans une petite salle par exemple.

Des difficultés à choisir le bon matériel ? Notre équipe d'experts en solutions de conférence vous orientera au 0 800 72 4000 (appel gratuit).