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GOOGLE

visioconférence



 

QU'EST-CE QUE GOOGLE MEET ?



Officiellement lancé en 2017, Google Meet est un service de collaboration dédié à l’audio et à la vidéo conférence conçu par Google, dans l’optique de remplacer Google Hangouts et Hangouts Meet à partir de 2019. Initialement proposée gratuitement à tous les utilisateurs pour que l’application soit accessible autant aux professionnels qu’au grand public, elle a ensuite été contrôlée et dispose désormais d’une version gratuite et d’une version payante qui se décline en plusieurs forfaits. Aujourd’hui disponible sur tous vos appareils électroniques via des applications téléchargeables sur PC, Mac, smartphone et tablette, Google Meet offre des outils puissants aux utilisateurs afin qu’ils puissent collaborer facilement et naturellement avec des personnes pouvant se trouver à quelques mètres d’eux ou à l’autre bout du monde.

Depuis maintenant quelques années, Google s’engage pour ses clients en matière de confidentialité et de sécurité. Le groupe respecte certains engagements réglementaires pour protéger les données confidentielles de tous ses utilisateurs. Pour respecter les règles fixées par la multinationale, Google Meet est un service qui n’intègre aucune fonctionnalité ou logiciel de suivi de ses clients. Plus important encore, Google Meet garantie que les données et informations personnelles ne sont en aucun cas utilisées à des fins publicitaires par le groupe, ceci dans le but d’offrir à ses utilisateurs la possibilité de passer des appels en toute sécurité.

Les professionnels et particuliers représentant le grand public ont le choix d’utiliser Google Meet gratuitement, en acceptant de se plier à certaines règles, ou de souscrire à une offre payante parmi celles proposées sur le site : Google Workspace Essentials ou Google Workspace Enterprise. En choisissant la version gratuite, l’accès aux différentes fonctionnalités proposées par l’application est limité. Il est bien sûr possible de réaliser des visioconférences, à condition que tous les participants disposent d’un compte Google, et dans la limite de 100 participants par réunion. Alors que depuis septembre 2020 les réunions étaient limitées à une durée maximale de 60 minutes, Google s’est ravisé et offre à ses usagers, jusqu’au 28 juin 2021 inclus, la possibilité de prendre part à des conférences virtuelles pouvant durer jusqu’à 24 heures.
 

LES FONCTIONNALITÉS
DE CET
OUTIL DE
COLLABORATION



Véritable plateforme de communication virtuelle, Google Meet s’impose désormais comme une référence dans le monde entier en matière de collaboration à distance. Sa facilité d’utilisation et ses nombreuses fonctionnalités vous permettent de communiquer rapidement avec vos collaborateurs, quand vous voulez et où vous le souhaitez.

En termes de visioconférence, Google Meet offre de nombreux outils à ses clients, en commençant par la possibilité de réaliser autant de conférences virtuelles que vous souhaitez, de sorte que vous ne soyez pas limités dans vos échanges quotidiens. Le logiciel englobe également la fonctionnalité sous-titres, qui permet de retranscrire, en temps réel, les paroles des intervenants afin que les informations soient toujours bien transmises, même en cas d’une coupure internet. De plus, vous avez la possibilité de partager votre écran ou du contenu avec les différents participants afin de dynamiser vos échanges.

Lors d’une conférence et même pendant un partage d’écran, vous avez la possibilité de discuter avec vos interlocuteurs via le système de messagerie instantanée appelé le chat. Sachez que le chat pendant une visioconférence est une discussion éphémère qui ne sera disponible que pendant la durée de l’appel en cours.

Enfin, pour se démarquer de la concurrence, Google a développé, via le logiciel Meet, une solution de communication d’une polyvalence inégalable. En effet, les personnes opérant via Skype for Business ou via des systèmes de réunion basés sur les normes SIP et H.323, comme Cisco ou Polycom, peuvent tout à fait rejoindre des appels Google Meet via la plateforme Pexip Infinity. Cette solution de conférence basée sur l’interopérabilité facilite considérablement la collaboration entre les parties puisqu’il est désormais possible de communiquer avec des personnes utilisant un logiciel différent, sans qu’aucune configuration spécifique ne soit requise.



COMMENT ORGANISER UNE VISIOCONFÉRENCE SUR GOOGLE MEET ?

 

A l’heure où les échanges par écrans interposés se démocratisent et s’installent comme nouveau mode de communication professionnelle, chaque entreprise se tourne vers un logiciel de collaboration virtuelle afin de pouvoir échanger quotidiennement ses collaborateurs. L’utilisation de Google Meet est accessible à tous grâce à son interface de gestion intuitive, et le lancement d’une visioconférence ne nécessitera pas de disposer d’un master en informatique.

Découvrez ci-dessous la marche à suivre pour organiser et lancer facilement une visioconférence depuis l’application Google Meet sur votre ordinateur, que vous vous trouviez chez vous ou dans une salle de conférence :



  • ETAPE 1 : Ouvrez votre navigateur web sur votre ordinateur et connectez vous à votre compte Gmail. Si vous ne disposez pas d’un compte Gmail, vous pourrez en créer un gratuitement et rapidement. Lorsque vous êtes connectés à votre compte, rendez vous sur le menu « Applications Google » situé à côté de l’icône de votre compte, et choisissez l’application Google Meet. 

  • ETAPE 2 : Maintenant que vous avez ouvert Google Meet, vous vous trouvez face à la page d’accueil de cet outil de communication. Pour lancer une visioconférence, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Nouvelle Réunion ». Une fenêtre de dialogue s’ouvre alors et vous avez le choix entre la planification de réunions à une date ultérieure ou la réalisation d’une réunion instantanée.

  • ETAPE 3 : Pour organiser une conférence en différé, cliquez sur le bouton « Créer une réunion pour une date ultérieure ». Une fenêtre s’ouvre et affiche un lien pour accéder à la salle de visioconférence. Vous devez désormais transmettre ce lien aux personnes que vous souhaitez inviter, soit via la messagerie électronique soit vie tout autre mode de communication digitale. Le jour J, il vous suffit de retourner sur l’application Google Meet, de cliquer sur « Saisir un code ou un lien », d’entrer le lien précédemment obtenu, et de cliquer sur « Participer ». Une dernière fenêtre s’ouvrira afin de régler votre micro et votre caméra avant de démarrer votre conversation.

  • ETAPE 3.1 : Si vous choisissez de lancer une réunion immédiatement, cliquez sur « Démarrer une réunion instantanée ». Une fenêtre sur les réglages audio et vidéo de votre ordinateur s’ouvre alors afin d’activer votre micro et votre caméra. Dès lors que cela est fait, vous avez accès à la salle de conférence virtuelle. Il ne vous reste plus qu’à inviter des participants en cliquant sur « Ajouter des participants » et en entrant les adresses mail ou les noms des personnes si elles sont enregistrées dans votre carnet d’adresses. Les personnes concernées acceptent, et vous êtes fins prêts à démarrer votre conversation de groupe.

  • ETAPE 3.2 : La dernière option pour organiser une visioconférence avec Google Meet, c’est de passer par Google Agenda. Sur la page d’accueil de Google Meet, cliquez sur « Nouvelle réunion », et sélectionnez l’option « Planifier dans Google Agenda ». Un nouvel onglet s’ouvre dans votre navigateur web et vous affiche les informations à remplir sur la réunion. Vous devez alors renseigner manuellement l’objet de la réunion, la date et l’heure de l’évènement ainsi que le lieu où ce dernier aura lieu. Ensuite, il est nécessaire d’ajouter les personnes invitées, soit via votre carnet d’adresses, soit en entrant directement leur adresse mail. Enregistrez votre réunion et cette dernière sera affichée dans votre agenda. Le jour J, cliquez sur la réunion dans votre agenda et sélectionnez l’option « Participer » afin de démarrer instantanément votre collaboration virtuelle.




Pour rejoindre une visioconférence dans Google Meet en tant qu’invité, il vous faudra :



  • ETAPE 1 : Sur l’application Google Meet, dans la case « Saisir un code ou un lien », vous devez copier le lien précédemment reçu de la part de l’organisateur de la réunion. 

  • ETAPE 2 : Cliquez sur « Participer » pour lancer votre réunion virtuelle. Un onglet s’ouvre pour vous permettre d’activer votre micro et votre caméra et d’ajuster les réglages de ces derniers. Lorsque cela est fait, vous pouvez démarrer en toute sérénité votre collaboration à distance.