La salle de réunion est l’épicentre d’une entreprise. Il s’agit d’un espace au sein duquel seront prises des décisions capitales, un lieu où seront menés de nombreuses réunions à distance et une pièce dans laquelle les professionnels se réuniront pour un travailler collectivement. Le matériel adéquat peut rendre cet espace professionnel hautement productif et peut réduire efficacement les frais de déplacement pour votre entreprise et pour vos différents interlocuteurs.
Désormais, vous n’êtes plus obligés de vous déplacer pour collaborer efficacement avec vos collaborateurs, vos clients, vos prestataires ou encore vos fournisseurs. Grâce à la conférence virtuelle, vous pouvez vous réunir facilement même si vos interlocuteurs se trouvent aux quatre coins du monde. Pour disposer d’une salle de réunion prête à l’emploi aussi bien pour des réunions en présentiel que pour des conférences à distance, certains équipements sont indispensables pour participer à des échanges de haute qualité et par-dessus tout productifs.
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ZOOM SUR LES ÉQUIPEMENTS POUR VOS SALLES DE RÉUNION
Les systèmes d’audioconférence
L’équipement d’audioconférence est le matériel de base indispensable à la réalisation d’une conférence virtuelle pour pouvoir échanger verbalement avec vos différents interlocuteurs. Il existe différents types de produits qui vous permettent de collaborer via l’audio, chacun présentant des caractéristiques dédiés à une utilisation bien spécifique :
La pieuvre téléphonique : Par définition, la pieuvre téléphonique est un téléphone de conférence dédié aussi bien à l’audioconférence qu’à la visioconférence. Sa forme permet de capter l’audio à 360° afin de bénéficier d’une qualité d’échange optimale. Elle se branche soit sur une ligne analogique, soit sur une ligne IP. Certains modèles polyvalents peuvent être reliés aussi bien à une ligne analogique qu’à une ligne IP.
Le speakerphone : Il s’agit d’une solution audio qui intègre à la fois un microphone et un haut-parleur pour une expérience sonore des plus sensationnelles. Dispositif totalement indépendant, vous pouvez aussi bien l’utiliser seul comme une enceinte traditionnelle, qu’avec votre pc, smartphone ou tablette, comme outil de travail. Ces produits existent en connexion filaire via USB ou Jack 3.5mm, mais ils peuvent également être appairés en sans-fil via une connexion Bluetooth.
Les micros d’extension: Ces dispositifs audio sont des équipements additionnels qui viennent compléter votre solution d’audioconférence. Ce pack additionnel vous permet d’amplifier la couverture sonore de votre salle de réunion afin de bénéficier d’échanges cristallins en toutes circonstances grâce à ses différents microphones intégrés. Il peut être appairé aussi bien à une pieuvre téléphonique qu’à un speakerphone, et est une solution alternative à l’installation de plusieurs speakerphones en cascade.
Le matériel de visioconférence est un équipement à la pointe de la technologie qui vous permet de voir vos interlocuteurs lors d’une réunion virtuelle, le tout comme s’ils étaient en face de vous grâce à une haute qualité vidéo. Pour prendre part à une visioconférence, vous devez obligatoirement disposer d’un écran afin de voir vos interlocuteurs et de pouvoir partager du contenu. L’acquisition d’un produit de visioconférence implique de choisir entre deux dispositifs vidéo, chacun étant destiné à un usage bien spécifique :
La webcam : Dispositif vidéo au format compact et léger, la webcam est un outil de collaboration individuelle, dont l’utilisation est préconisée pour les bureaux, ou, selon les modèles, pour les huddle rooms accueillant jusqu’à 4 personnes. Elle inclut un nombre limité de personnes dans le cadre, mais offre tout de même une qualité vidéo exceptionnelle et présente des caractéristiques intelligentes à la pointe de la technologie pour vos que échanges soient dynamisés.
La caméra : Contrairement à sa « petite sœur », la caméra est un dispositif vidéo dédié aux salles de réunion en tous genres, de la petite salle accueillant 6 personnes au grand espace de travail regroupant plus de 12 personnes. Elle se connecte généralement via USB, ou par le biais d’autres interfaces (HDMI…). Elle présente généralement un champ de vision plus large afin d’inclure tous les participants dans le cadre, tout en offrant des images et une vidéo d’une qualité spectaculaire. Certains modèles incluent des fonctionnalités intelligentes afin de dynamiser vos échanges et pour vous délester de la configuration technique de votre caméra, à savoir : l’inclinaison, le zoom…
En fonction des besoins de votre entreprise en matière de visioconférence, il peut être intéressant de vous tourner vers un kit de visioconférence complet qui regroupe tous les équipements nécessaires à la réalisation d’une vidéoconférence (webcam / caméra + speakerphone + micros d’extension si nécessaire). Il existe deux grands types de systèmes de visioconférence, à savoir :
Le système point à point : Il permet de connecter deux sites entre eux. Vous pouvez, par exemple, connecter votre site et une filiale entre eux pour une meilleure communication.
Le système multipoint : Ce dernier offre la possibilité de connecter davantage de sites entre eux. Selon les modèles, il est possible de connecter jusqu’à 9 sites distants entre eux.
Partager du contenu implique nécessairement de disposer d’une solution de visualisation. Il existe plusieurs types d’écrans : l’écran à affichage dynamique et l’appareil interactif. Les écrans interactifs sont outils collaboratifs complets via lesquels vous pouvez diffuser du contenu, mais pas seulement. En effet, vous avez également la possibilité de modifier ou d’annoter le contenu partagé, alors que l’écran à affichage dynamique permet seulement de diffuser du contenu en haute qualité.
Dites adieu aux câbles qui polluent votre salle de réunion grâce aux systèmes de partage sans fil. Ces dispositifs innovants vous permettent de diffuser facilement et rapidement du contenu dès lors qu’ils sont connectés à votre ordinateur. Une simple pression suffit pour que vos documents soient visibles par tous vos interlocuteurs.
Mettez fin aux réunions unilatérales au cours desquelles une seule personne est en mesure de diffuser du contenu. Grâce au système de présentation sans fil, vous pouvez parfaitement partager votre écran à tout de rôle, simplement en faisant passer le bouton de diffusion sans fil d’un collaborateur à un autre.
Lutter contre les interventions impromptues et les réunions fantômes grâce aux écrans de réservation de salle. Ces dispositifs intelligents vous offrent la possibilité d’établir des plannings professionnels plus précis et de connaître, en temps réel, l’état d’occupation de votre bureau ou salle de collaboration. Synchronisés avec votre équipement, ils vous offrent la possibilité de réserver une salle, de déplacer une réunion ou encore d’annoter toutes les informations essentielles pour les participants ou pour vos collaborateurs, le tout à distance, sans bouger de votre poste !
Pour pouvoir projeter du contenu professionnel lors d’une réunion, l’acquisition d’un matériel informatique n’est pas suffisante. En effet, il faut que votre écran de présentation soit idéalement positionné dans votre salle en fonction de votre mobilier, et cela n’est possible que par le biais d’un support de fixation.
Il existe deux types de fixation, chacun correspondant à une problématique et à des besoins bien définis. Si vous souhaitez économiser de l’espace et équiper une salle de réunion fixe, il est plus judicieux de se tourner vers un support de fixation murale. En revanche, si le revêtement de vos cloisons (verre par exemple) ne permet pas de fixer un écran au mur ou si vous souhaitez tout simplement disposer d’une solution que vous pouvez déplacer à votre guise, le support mobile à roulettes sera le produit idéal pour vous.
