A quoi sert un standard téléphonique professionnel ?
L'accueil téléphonique d'une entreprise est un point clé dans sa réussite, elle reflète une image positive et professionnelle auprès de ses clients et autres parties prenantes, tels que ses fournisseurs ou ses prospects. Imaginez-vous des clients satisfaits sans un accueil dédié ? Ou encore des prospects tombant directement sur votre boite vocale à chaque fois que vous êtes déjà en communication ? 60% de la population préfèrerait encore aujourd'hui contacter une entreprise par téléphone plutôt que par un autre moyen de communication. Dès lors, la réputation d'une entreprise se construit dans les détails, et faire bonne impression dès le premier contact est donc primordial.
C'est là que le standard téléphonique entre en jeu ! Egalement nommé central téléphonique, cet appareil relie entre eux tous les postes de votre structure. Il gère donc plusieurs lignes téléphoniques de manière simultanée, en traitant aussi bien appels entrants qu'appels sortants. Mais le standard est surtout connu pour ses nombreuses fonctionnalités, telles que :
• Le transfert d'appel : transférez manuellement les appels d'un poste à un autre en annonçant l'appelant. Et si vous êtes en déplacement, le transfert peut être automatique vers un mobile, afin de rester joignable à tout moment.
• L'accueil avec musique et message d'attente : invitez vos interlocuteurs à patienter en diffusant une musique qui rendra leur attente plus agréable et moins longue. Il est prouvé que 8 personnes sur 10 préfèrent attendre en musique qu'avec une ambiance silencieuse. En plus, vous pouvez aussi en profiter pour faire passer un message commercial ou non (actualité, horaires d'ouverture...).
• Le serveur vocal intéractif (SVI) : proposez à vos appelants de composer un numéro afin d'être mis en relation avec un service en particulier (par ex, "pour joindre le service commercial, tapez 2"). L'avantage du SVI est double : vous faites gagner du temps à vos clients qui pourront dialoguer directement avec la personne la mieux qualifiée pour répondre à leur demande, et en interne vous gagnez en productivité. En effet, grâce à ce service automatisé, vous n'avez plus besoin d'affecter l'un de vos salariés à l'accueil téléphonique.
Quel standard ou central téléphonique choisir ?
Bien choisir son standard téléphonique est primordial pour une entreprise, quel que soit son secteur d’activité ou sa taille. Ce choix dépendra en grande partie de votre budget, du nombre de collaborateurs à équiper, du type de ligne que vous possédez déjà, de la taille de votre entreprise ou encore des fonctionnalités dont vous souhaitez disposer.
Trois types de standards téléphoniques existent :
• Le standard classique (PABX ou IPBX) : il s'agit d'un terminal (un équipement plus ou moins lourd) installé directement au sein de votre structure. Il permet de traiter appels entrants et sortants en interne : on parle alors de standard téléphonique privé. Il est mieux adapté aux entreprises de moyenne et grande taille, ayant besoin d’un nombre plus important de lignes téléphoniques et prêtes à supporter des frais d’installation plus élevés. Effectivement, en fonction de vos besoins, l'installation d'un PABX ou d'un IPBX sera plus ou moins coûteuse, et l'entretien du matériel devra également être supporté au fil des années. Le PABX est raccordé au réseau analogique, tandis que l’IPBX est relié à une ligne IP.
• Le mini standard : cette fois-ci, cet appareil prend la forme d'un poste téléphonique classique, mais avec de nombreuses fonctionnalités supplémentaires. Il représente la solution idéale pour les TPE et PME. Ses fonctionnalités sont similaires à un standard classique de type PABX ou IPBX, mais il est bien plus facile à installer (il ne nécessite aucun câblage), il prend moins de place et n'implique pas de frais d'installation et de maintenance. Il existe 3 types de mini standards adapté aux lignes téléphoniques de chacun : analogique (permettant de passer 2 appels simultanés), numérique (Numéris T0, jusqu'à 4 appels) et IP (4 appels également, les communications transitent grâce à internet).
• Le standard téléphonique virtuel ou hébergé : aussi appelée Centrex, cette solution est de plus en plus privilgiée par les entreprises françaises, pour ses nombreux avantages. Elle permet de disposer d'un standard hautement professionnel sans devoir installer un matériel coûteux et imposant au sein de vos locaux. Les équipements lourds sont en effet installés sur les serveurs de votre opérateur, et vous avez simplement besoin d'une connexion internet pour accéder à votre standard et à toutes ses fonctionnalités. En interne, seuls les postes téléphoniques doivent être branchés.
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