A l’heure où le télétravail s’impose comme nouvelle norme professionnelle, les échanges par écrans interposés se multiplient. Pour continuer à communiquer avec vos collaborateurs, vos clients ou encore vos fournisseurs, vous devez disposer d’une plateforme de collaboration à distance. Que ce soit pour l’audioconférence ou la visioconférence, ces logiciels sont des canaux de communication qui permettent aux différentes parties de collaborer en toute simplicité. Ces applications intègrent de nombreuses fonctionnalités pour que vous puissiez échanger naturellement avec vos interlocuteurs, comme s’ils se trouvaient dans la même pièce que vous.
Aujourd’hui, de nombreux logiciels de communication virtuelle disposent d’une application que vous pouvez télécharger gratuitement aussi bien sur votre PC via Windows ou MacOS, sur votre mobile ou smartphone via IOS ou Android, ou encore sur votre tablette. Cette application gratuite vous permet de rejoindre une réunion virtuelle sur n’importe quel appareil, et de collaborer en toute simplicité, peu importe le lieu où vous vous trouvez.
COMMENT CHOISIR LA SOLUTION IDÉALE ?
Face à l’émergence du télétravail comme nouvelle méthode de travail, de nombreux logiciels de collaboration à distance ont vu le jour, rendant d’autant plus difficile le choix de la solution idéale pour les entreprises. Avant de vous lancer dans l’acquisition de votre application de collaboration, vous devez vous posez les bonnes questions quant aux besoins de votre entreprise en matière de collaboration virtuelle. Afin de vous aider dans ce processus de réflexion, nous avons détailler ci-dessous les principales questions auxquelles vous devez répondre en amont de votre décision :
De quel budget disposez-vous ?
Le premier élément que vous devez définir avant d’acquérir votre logiciel de visioconférence, c’est le budget que vous souhaitez allouer à la collaboration virtuelle. Chaque établissement à des besoins spécifiques, qui dépendent majoritairement de la taille de l’entreprise et du secteur dans lequel elle opère, puisque l’importance de la visioconférence varie selon le type d’activité professionnelle de l’établissement.
Combien d’utilisateurs sont concernés ?
Il est essentiel de déterminer combien de professionnels internes à votre entreprise sont concernés par l’utilisation d’une plateforme de visioconférence, puisque, selon vos besoins, le logiciel ou l’abonnement recommandé ne sera pas le même. Afin de déterminer précisément combien de personnes sont éligibles à cette utilisation, vous devez prendre en compte la taille de votre entreprise, l’importance de la visioconférence pour votre établissement, mais également le poste de chaque personne, puisque tous les professionnels de votre entreprise n’auront pas nécessairement besoin de mener à bien des réunions virtuelles. Définir le nombre d’utilisateurs éligibles vous permet d’affiner votre choix, tant au niveau du logiciel optimal pour votre entreprise, que pour l’abonnement préconisé.
Quel type de conférence allez-vous réaliser ?
Bien que les logiciels de collaboration conviennent à tous les modes de conférence, des différences subsistent quant aux fonctionnalités de ces derniers. Il est donc essentiel de déterminer si vous fonctionnerez davantage avec la réunion en ligne, c’est-à-dire la communication traditionnelle au cours de laquelle les participants peuvent intervenir et interagir, ou si au contraire, vous privilégierez davantage les webinars, sessions de présentation d’une ou plusieurs personnes à destination d’un grand public de plus de 100 personnes, avec des interactions limitées.
Quelle sera votre utilisation quotidienne de la visioconférence ?
Le dernier point sur lequel vous devez vous pencher, c’est l’utilisation quotidienne que vous ferez de votre application de visioconférence. En fonction de l’activité professionnelle exercée par votre entreprise, l’utilisation de la visioconférence pourra être occasionnelle ou intensive. Il est impératif de déterminer précisément l’usage que vous ferez de cette application, puisque le logiciel ou l’abonnement préconisé ne sera pas le même pour une utilisation occasionnelle que pour une utilisation intensive.
FOCUS SUR LES MEILLEURS LOGICIELS DE COLLABORATION
Il existe un certain nombre de grandes solutions de communication virtuelle sur le marché qui fournissent des outils complets pour la vidéoconférence. Maintenant que vous avez déterminé l’usage que vous ferez de la visioconférence au quotidien, vous pouvez vous pencher sur les différents logiciels qui existent sur le marché pour collaborer en toute simplicité. Il existe un certain nombre de grandes solutions de communication virtuelle, certaines destinées au grand public comme Facebook Messenger, WhatsApp ou encore Discord, et celles destinées à un usage professionnel, qui englobent davantage de fonctionnalités. Pour vous aider dans le choix de votre logiciel de visioconférence, nous avons listé les meilleurs logiciels du marché ainsi que leurs caractéristiques et leurs avantages :
Fondée aux Etats-Unis en 2011, Zoom est une solution de vidéoconférence complète qui vous permet de communiquer facilement et rapidement avec vos différents interlocuteurs, qu’ils se trouvent dans la pièce d’à côté ou à l’autre bout du monde. Largement plébiscité par les professionnels depuis plus d’un an, cette application fonctionne directement via votre navigateur web, cela signifie qu’elle vous assure de passer des appels en haute définition, même si vous opérez sur un réseau internet à faible bande passante.
Zoom est un outil de conférence complet qui intègre de nombreuses fonctionnalités pour que vos échanges virtuels soient similaires à des rencontres en présentiel. Vous avez notamment la possibilité de synchroniser votre agenda, d’enregistrez vos réunions, de partager des fichiers, le tout en toute sécurité. Enfin, il est également possible pour plusieurs personnes de partager simultanément leur écran et de co-annoter ces derniers afin de donner une dimension plus dynamique et interactive à ces réunions à distance.
La version gratuite de ce logiciel Zoom permet à l’utilisateur de rassembler seulement 100 participants pour des communications allant uniquement jusqu’à 40 minutes. L’acquisition d’un abonnement payant vous permet d’augmenter considérablement le nombre de participants, la durée d’une communication, mais également d’avoir accès à toutes les fonctionnalités proposées par Zoom pour une utilisation quotidienne optimale.
Annoncé en 2016 et lancé en 2017, Microsoft Teams est un logiciel de collaboration moderne qui s’inscrit dans la suite Microsoft Office 365 en tant que plateforme de communication unifiée. Gratuite pour toutes les personnes disposant d’une licence Office 365, cette application est adaptée à tous les profils, des particuliers aux grandes entreprises, en passant par les professionnels de l’éducation. Conçue pour moderniser la vidéoconférence, elle dispose d’un système de stockage et transfert de fichiers à la pointe de la technologie, afin que vous puissiez y avoir accès quand vous le souhaitez, même au beau milieu d’une conférence.
Véritable plateforme collaborative personnalisable, Microsoft Teams vous permet d’échanger facilement à distance, via la visioconférence ou la messagerie instantanée. Simple et rapide, ce logiciel vous permet de passer de la messagerie instantanée à la visioconférence en un clic. L’intégration de Microsoft Outlook vous permet de planifier en amont des réunions d’équipe, et d’accéder rapidement à votre agenda professionnel. Il est également possible de rechercher, partager et annoter en temps réel des fichiers grâce aux différentes applications Word, PowerPoint ou Excel auxquelles elle est rattachée.
En optant pour la version gratuite de ce logiciel, l’utilisateur a accès à un grand nombre de fonctionnalités, telles que : la réunion en ligne, le partage d’écran, la programmation des réunions ou encore l’affichage d’un arrière-plan personnalisé. En revanche, cette même version gratuite vous permet de réunir seulement 100 participants, pour une réunion dont la durée est limitée à 60 minutes, des paramètres limités lorsqu’on fait une utilisation quotidienne intensive de la visioconférence.
Fondé au Luxembourg en 2003 par des programmeurs estoniens, Skype est le pionnier de la communication virtuelle. A l’origine, il s’agissait d’un service de téléphonie gratuite entre deux ordinateurs, smartphones ou terminaux équipés de Skype et d’une connexion internet. La visioconférence n’a été développé qu’en 2006 pour répondre à la forte demande. Le rachat en 2011 par Microsoft donne une toute nouvelle dimension à la plateforme de communication, puisque de nouveaux services sont développés à la suite de ce rachat.
Cet outil de communication vous offre de nombreuses fonctionnalités d’appels avancées, parmi lesquelles on retrouve notamment : l’enregistrement de vos appels, la réunion instantanée, la participation à des appels audio et vidéo en haute définition, le partage d’écran ou encore l’affichage de sous-titres en direct. Plus important encore, vous pouvez obtenir un numéro de téléphone local, utilisable dans un autre pays ou dans une autre région pour répondre à des appels sur Skype.
Skype propose aussi un service payant grâce auquel vous pouvez passer des appels téléphoniques directement vers des lignes fixes ou mobiles, dans la limite d’un groupe de 25 pays à travers le monde.
Système de visioconférence développé par Google, Google Meet a été lancé en 2017 afin de remplacer Google Hangouts. Initialement lancé en tant que service commercial, l’application a été proposée gratuitement à tous les utilisateurs en avril 2020, leur offrant ainsi accès à toutes les fonctionnalités avancées, paramètres qui nécessitaient jusqu’à lors de disposer d’un compte Google Entreprise.
Cette application de conférence intègre les fonctionnalités basiques de tout service de communication virtuelle, à savoir : la réalisation d’appels audiovisuels en haute définition, l’enregistrement de vos réunions, la diffusion d’une vidéoconférence en direct, ou encore la messagerie instantanée qui vous permet d’échanger rapidement avec vos collaborateurs. Cette plateforme vous permet également d’utiliser un tableau blanc, de partager votre écran au cours d’une réunion ou encore de partager des fichiers, ceci dans le but de dynamiser vos collaborations à distance.
Pour profiter de la version gratuite de Google Meet, vous devez accepter d’avoir des accès limités à certaines fonctionnalités. En effet, tous les participants à une réunion devront impérativement disposer d’un compte Google pour rejoindre une réunion, et toutes les conférences auront une durée maximale limitée, atteignant 60 minutes en 2020 contre 24 heures en 2021 compte tenu du contexte actuel.
Créée en 1996, Webex Communications est une société américaine spécialisée dans les services de visioconférence. Détenue depuis 2007 par Cisco et renommée Cisco Webex, cette plateforme de collaboration a pour vocation d’améliorer l’efficacité du travail en équipe, et de simplifier le processus de collaboration entre les différentes parties. Reconnu comme étant l’un des logiciels de communication les plus sécurisés, Cisco Webex vous permet de collaborer en toute sérénité, puisque vos informations seront toujours protégées selon des normes strictes.
Cette plateforme de visioconférence vous permet d’organiser des réunions en toute sécurité et de passer des appels de groupe d’une qualité audio et vidéo exceptionnelle grâce à la suppression des bruits ambiants perturbants, d’optimiser la fiabilité de la collaboration en équipe et d’améliorer l’utilisation de l’application grâce à des outils de gestion et d’analytique. Ce logiciel assure également la traduction en direct de vos propos, le tout dans 10 langues différentes (anglais, espagnol, français, allemand, portugais,…), ceci dans l’optique que la langue ne soit plus une barrière à la communication. Enfin, vous avez désormais la possibilité de partager du contenu via votre écran tout en superposant votre vidéo dessus, afin d’avoir un double affichage sur deux plans différents.
La version gratuite de cette plateforme n’est pas optimale pour une utilisation professionnelle quotidienne puisqu’elle ne permet d’avoir qu’un organisateur de réunion, de réunir un maximum de 100 personnes par réunion, et de prendre part à des réunions d’une durée de seulement 50 minutes maximum.
Développé en 2004, GoToMeeting est un logiciel de conférence web qui permet de réunir à distance des collaborateurs se trouvant aux quatre coins du monde. Simple, fiable et efficace, la solution compte déjà plus de 18 millions d’utilisateurs par mois à travers le monde, pour plus de 80 millions de réunions en ligne par an. Grâce à l’intégration de Microsoft Office, de vos e-mails et de la messagerie instantanée, vous pouvez lancer rapidement et facilement des réunions virtuelles.
Logiciel de collaboration complet, GoToMeeting est un système de collaboration à connexion simplifiée. Cette application est disponible sur tous supports, afin que vous puissiez vous connecter depuis n’importe quel appareil, où vous le souhaitez, ceci afin de pouvoir prendre part à des réunions sur ordinateur, tablette ou smartphone. Enfin, vous pouvez profiter d’une salle de réunion permanente et personnelle, uniquement en demandant une URL dédiée permanente, sous le format gotomeet.me/PrénomNom.
Cette solution de visioconférence inclus également de nouveaux services exclusifs comme le partage d’un bureau, les outils pour co-annoter et interagir directement sur les supports digitalisés, le tableau blanc virtuel afin d’échanger vos idées et de dynamiser les brainstormings ainsi que la distribution des commandes aux autres utilisateurs en transférant l’usage du clavier et de la souris.
